看不懂日本管理組合寄來的文件怎麼辦？總會通知、議決權行使書、委任狀的看法
日本的公寓有「管理組合」（マンション管理組合），所有屋主都是成員，類似台灣的管委會。管理組合每年至少開一次總會（通常總會），決定預算、管理費、修繕等事情。
住在台灣的屋主，常見的問題是：通知寄來了，但看不懂，也不知道要不要回。
常見的文件
| 文件（日文） | 是什麼 | 要做什麼 |
|---|---|---|
| 総会招集通知（總會召集通知） | 總會的日期、地點、議案 | 確認議案與回覆期限 |
| 議決権行使書（議決權行使書） | 對每個議案寫贊成或反對 | 填好寄回（有期限） |
| 委任状（委任狀） | 把投票交給別人 | 不用議決權行使書時才用 |
| 議事録（會議紀錄） | 總會決定了什麼 | 確認有沒有影響您的事 |
| 長期修繕計画（長期修繕計畫） | 未來幾十年的修繕與費用 | 看管理費、修繕積立金會不會漲 |
| 工事のお知らせ（施工通知） | 大規模修繕、排水管清洗等 | 有時需要進入室內，要安排 |
先看哪裡？
- 回覆期限（提出期限、締切）：議決權行使書通常要在總會前送達。
- 議案的標題（議案、第○号議案）：預算、管理費調整、修繕工程、規約修改。
- 金額：管理費、修繕積立金要調多少、從什麼時候開始。
- 需要進入室內的工程：排水管清洗、消防設備檢查等，空屋時要安排有人開門。
不回覆會怎樣？
2026年4月1日起，日本區分所有法修正，修繕等一般事項改為以出席者的多數決決定。用議決權行使書表決的人算出席，但完全不回覆的人，不算進去。也就是說，您不回覆，總會照樣做決定。（詳細：2026年4月日本修法與國內管理人）
施工通知：空屋也要開門
排水管清洗、消防設備檢查，有時要進到每一戶。空屋沒人開門的話：
- 您那一戶的排水管沒清到，之後堵塞的風險變高
- 消防設備沒檢查，可能被管理組合要求另外安排
這種時候，需要有人帶著鑰匙去開門、在場陪同。
BeeBeat 可以協助的事
每月巡視時，我們會整理信箱，把管理組合的文件拍照，整理成中文重點（期限、議案、金額、要做的事）用 LINE 傳給您。議決權行使書怎麼填，可以一起確認；需要開門的工程，也可以安排在場陪同（另計，請先洽詢）。
也可以參考：人在台灣，東京房子的鑰匙該交給誰？
常見問題
- 總會不去參加可以嗎？
- 可以不出席，但建議用議決權行使書或委任狀表決。2026年4月起，很多決議改為以出席者（含用書面表決的人）的多數決決定，不回覆就等於沒有表達意見。
- 議決權行使書和委任狀有什麼不同？
- 議決權行使書是您自己對每個議案寫上贊成或反對。委任狀是把投票交給別人（例如理事長）決定。想自己決定的話，用議決權行使書比較好。
- 文件寄到哪裡？
- 寄到管理組合登記的屋主地址。若登記的是日本的舊地址或空屋本身，文件就會進到空屋的信箱裡。
人在台灣，東京的房子交給我們每月去看
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